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Program Officer - AI & Society

Canadian Institute for Advanced Research

Canadian Institute for Advanced Research

Software Engineering, Operations, Data Science
Toronto, ON, Canada
Posted on Saturday, September 2, 2023

Program Officer, AI & Society

La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building.


CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government, and society.

For more information, please visit our website.

Purpose of the Position:

Reporting to the Program Manager, AI & Society, the Program Officer will support the AI & Society portfolio of the Pan-Canadian AI Strategy and be engaged on a full-time, permanent basis. As a key member of the AI team, the incumbent will contribute to CIFAR’s leadership and administration of the Pan-Canadian AI Strategy and must demonstrate a passion for advancing AI research and training.


  • Provide administrative and operational support toward the design and implementation of AI & Society programs (Solution Networks, AI Insights)
  • Assist the AI team with the coordination of CIFAR Solution Networks & CIFAR AI Insights funding calls, including the maintenance of grant management software (SurveyMonkey Apply)
  • Manage all data entry and tracking of key stakeholders and measures in the CIFAR data management system, Salesforce
  • Coordinate programs calls and progress report tracking in SurveyMonkey Apply and build grant calls in collaboration with IT
  • Assists in the planning and administration of meetings and engagements for the AI & Society program
  • Supports the development of content and copy for materials related to AI & Society engagement activities, including event materials, invitations, programs and registration pages
  • Assists in landscape analysis and stakeholder mapping to understand and identify key stakeholder communities and knowledge users relevant to CIFAR Solution Networks
  • Undertake special projects (e.g, research, analyses, environmental scans) as required


Education/Experience required:

  • University degree (Master’s preferred) or an acceptable combination of education and experience, preferably in the area of research administration
  • Experience working in an office setting with compliance and accountability requirements for government funding

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

  • Knowledge of CIFAR’s role, mandate, goals and objectives
  • Advanced computer skills in word, excel, online survey tools, and database software
  • Strong skills in Google suite (GMail, Calendar, Slides, Sheets and Drive)
  • Strong Zoom and video conferencing skills
  • Strong skills in PowerPoint design and editing
  • CRM databases including Salesforce
  • Strong analytical skills to extract information in effective and meaningful
  • Application of strong judgement in handling difficult/competing situations with tact and diplomacy
  • Bilingual in English and French (oral, written & comprehension) is highly desirable
  • Project management training and expertise


Qualified applicants are invited to apply by September 22, 2023. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

Spécialiste de programme, IA et Société

English version above

Il s’agit d’un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery.

À propos du CIFAR :

Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

Raison d’être de ce poste :

Sous la direction de la personne qui assume le rôle de gestionnaire de programme, IA et Société, la personne titulaire de ce poste fournira son soutien à la section IA et Société de la Stratégie pancanadienne en matière d’IA et occupera un poste permanent à temps plein. Membre clé de l’équipe IA, elle contribuera au travail du CIFAR dans la direction et l’administration de la Stratégie pancanadienne en matière d’IA; cette personne doit manifester une passion pour l’avancement de la recherche et de la formation en IA.

Responsabilités :

  • Fournir un soutien administratif et opérationnel à la conception et à la mise en place de programmes IA et Société (Réseaux de solutions et Réflexions sur l’IA);
  • Aider l’équipe affectée à l’IA à coordonner les appels de propositions de financement de Réseaux de solutions du CIFAR et de Réflexions sur l’IA du CIFAR, y compris la mise à jour du logiciel de gestion des subventions (SurveyMonkey Apply);
  • Gérer toutes les saisies de données et le suivi des parties prenantes et des mesures clés dans le système de gestion des données du CIFAR, Salesforce;
  • Coordonner les appels de propositions de programmes et le suivi des rapports de progrès dans SurveyMonkey Apply et élaborer des propositions de subvention en collaboration avec les TI;
  • Aider à la planification et à l’administration des réunions et des engagements du programme IA et Société;
  • Soutenir l’élaboration du contenu et du texte de matériel lié aux activités de mobilisation du programme IA et Société, notamment, matériel d’accompagnement, invitations, programmes et pages d’inscription;
  • Participer à l’analyse du paysage et à la cartographie des parties prenantes pour comprendre les communautés participantes clés et les utilisateurs de connaissances importants pour les Réseaux de solutions du CIFAR;
  • Entreprendre des projets particuliers (p. ex., recherche, analyse du contexte ou autre) en fonction des besoins.

Qualités :

Formation et expérience requises :

  • Diplôme universitaire (maîtrise de préférence) ou une combinaison acceptable d’études et d’expérience, de préférence en administration de la recherche;
  • Expérience du travail dans un bureau et des exigences de conformité et de responsabilité associées à un financement gouvernemental.

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :

  • Connaissance du rôle, du mandat, des buts et des objectifs du CIFAR;
  • Connaissance pointue des logiciels Word et Excel, des outils de sondage en ligne et des logiciels de base de données;
  • Bonne connaissance de la suite Google (GMail, Agenda, Présentations, Feuilles de calcul et Disque);
  • Grande familiarité de Zoom et des visioconférences;
  • Solides connaissances en création et révision de fichiers PowerPoint;
  • Connaissance des bases de données de gestion de la clientèle, y compris Salesforce;
  • Esprit analytique capable d’extraire de l’information pertinente de manière efficace;
  • Bon jugement qui permet de gérer avec tact et diplomatie des situations difficiles ou conflictuelles;
  • Bilinguisme anglais-français (oral, écrit et compréhension) très apprécié;
  • Formation et expertise en gestion de projets.

Postulez :

Les personnes candidates qualifiées sont invitées à postuler par le biais de notre page de carrières avant le Septembre 22, 2023. Nous apprécions l’intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par courriel.

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de scientifiques le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les personnes candidates peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES PERSONNES CANDIDATES PRÉSENTANT DES HANDICAPS — Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes candidates présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des personnes qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.