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JOB BOARD

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Executive Assistant & Operations Manager (contract)/Adjoint de direction et directeur de l’exploitation (poste contractuel)

Canadian Institute for Advanced Research

Canadian Institute for Advanced Research

Administration, Operations
Toronto, ON, Canada
Posted on Thursday, May 23, 2024

Executive Assistant & Operations Manager (contract)

La version française suit.

This is an in-office position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Please note this is a contract position to cover for a maternity leave; due to end in November 2025.

About CIFAR:

CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government and society.

For more information please visit our website.

Purpose of the Position:

Provide senior level support and assistance to the Chief Operating Officer (COO) on all matters related to the smooth and successful functioning of the operations of CIFAR. Provide project coordination for all projects, including coordination of employee involvement across the organization, monitoring/facilitating project activity levels to ensure deadlines are achieved, and monitoring actual expenditures against budgets to ensure financial resources are appropriately stewarded.

Responsibilities:

  • Manage the COO’s calendar and coordinate meetings with various stakeholders, both internal and external.
  • Optimize meeting efficiency, ensure logistics, pre-read, research, briefings with suitable preparation time for COO, debrief and ensure that follow-up items for every meeting are expedited and actioned in accordance with deadlines.
  • Draft and edit a variety of written materials including letters, presentations, briefing documents, email correspondence, meeting agendas, summaries and reports, etc.
  • Communicate effectively on behalf of the COO with Board Members, Executive Team members, Manager, President & CEO’s Office, Operations Team, and employees regarding operational activities, issues, and projects.
  • Support the Board of Directors, the Audit & Finance Committee, Governance Committee, and the Investment Committee. This includes scheduling and coordinating with senior staff the preparation of materials, uploading meeting materials to CIFAR’s board portal, and supporting the COO in coordinating all governance processes.
  • In conjunction with the Manager, President & CEO’s office, communicate with, respond to queries, and provide support to board and committee members.
  • Coordinate details with guests attending board and committee meetings.
  • Attend board and committee meetings, transcribe minutes of meetings, and identify, track, and follow-up on action items.
  • Ensure Salesforce is regularly updated with tenures and meeting attendance.
  • Provide support to the Operations Team by organizing meetings, preparing and/or obtaining information, reports, and materials to be shared amongst team members, and produce minutes of Operations Team meetings.
  • Provide support to the COO on strategic projects, providing input on content and formats, preparing materials, sourcing and analyzing information, tracking progress, monitoring timelines and following up on outstanding items as required.
  • Support office space/facilities management related issues and requests. Oversee the purchasing and maintenance of office and kitchen supplies for CIFAR, negotiating with suppliers to ensure best value for money.
  • Manage Receptionist and is backup for Receptionist.
  • Manages space requirements of CIFAR and ensures that strategic space planning is in place.
  • Leads the development of procurement including requests for proposals or requests for quotes and in the subsequent evaluation and selection of vendors, main contact for RFx processes, researchers’ potential vendors and solutions.
  • Support COO in creating a highly productive team environment, including planning team bonding activities and flagging issues of importance to COO as needed.
  • Provide support to the COO on strategic projects, providing input on content and formats, preparing materials, sourcing and analyzing information, tracking progress, monitoring timelines and following up on outstanding items as required.
  • Issue Management: remain aware of relevant, topical issues and advise the COO as needed.

Qualifications:

Education/Experience required:

  • University degree
  • 2-3 years of relevant experience required
  • PMP designation considered an asset

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

  • Strong analytical skills to extract information in effective and meaningful ways
  • Application of strong judgement in handling difficult / competing situations with tact and diplomacy
  • Ability to maintain discretion and confidentiality on all matters
  • Demonstrated ability to work on diverse projects and activities simultaneously
  • Strong planning, organization, and coordination skills; extreme attention to detail
  • Intellectual curiosity and desire to learn; proven ability to learn new skills quickly
  • Personal accountability, with a strong mandate to consistently meet objectives and clearly communicate and measure goals against key performance indicators
  • Excellent written and verbal communications skills

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by June 12, 2024. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email careers@cifar.ca and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

Adjoint de direction et directeur de l'exploitation (poste contractuel)

English version above

Il s’agit d’un poste en présentiel au bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery. Veuillez noter que c’est un poste contractuel pour assurer le remplacement d’un congé de maternité, qui doit se terminer en novembre 2025.

À propos du CIFAR :

Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

Raison d’être de ce poste :

Fournir un soutien et une aide de niveau supérieur à la cheffe de l’exploitation pour tout ce qui a trait au bon déroulement des activités du CIFAR. Assurer la coordination de tous les projets, ce qui implique notamment de coordonner la participation du personnel dans l’ensemble de l’organisation, de contrôler et de gérer les niveaux d’activité des projets afin de garantir le respect des délais, ainsi que de comparer les dépenses réelles aux dépenses inscrites au budget afin de s’assurer que les ressources financières sont utilisées à bon escient.

Responsabilités :

  • Gérer le calendrier de la cheffe de l’exploitation et coordonner ses rencontres avec les différentes parties prenantes, tant internes qu’externes.
  • Optimiser l’efficacité des rencontres, s’occuper de la logistique, effectuer des prélectures et des recherches, rédiger des notes d’information en prévoyant un temps de préparation approprié pour la cheffe de l’exploitation, procéder à des débreffages et veiller à ce que les éléments nécessitant un suivi soient traités dans le respect des délais impartis.
  • Rédiger et réviser divers documents écrits, notamment des lettres, des présentations, des documents d’information, de la correspondance par courriel, des ordres du jour de réunions, des résumés et des rapports.
  • Communiquer efficacement, au nom de la cheffe de l’exploitation, avec les membres du conseil d’administration, les membres de l’équipe de direction, la directrice du bureau du président et chef de la direction, les membres de l’équipe de l’exploitation et les autres membres du personnel en ce qui concerne les activités, les enjeux et les projets relatifs à l’exploitation.
  • Soutenir le conseil d’administration, le comité de vérification et des finances, le comité de gouvernance et le comité de placements. Il s’agit notamment de planifier et de coordonner avec le personnel de niveau supérieur la préparation des documents de réunion, de téléverser ceux-ci sur le portail du conseil d’administration du CIFAR et d’aider la cheffe de l’exploitation à coordonner tous les processus de gouvernance.
  • En collaboration avec le directeur du bureau du président et chef de la direction, communiquer avec les membres du conseil d’administration et des comités, répondre à leurs questions et leur apporter un soutien.
  • Coordonner les modalités de participation des personnes invitées aux réunions du conseil d’administration et des comités.
  • Assister aux réunions du conseil d’administration et des comités, transcrire les procès-verbaux des réunions, déterminer les mesures à prendre et en assurer le suivi.
  • Veiller à l’inclusion dans Salesforce des mandats et des présences aux réunions.
  • Soutenir l’équipe de l’exploitation en organisant des réunions, en préparant ou en obtenant des renseignements, des rapports et des documents à partager entre les membres de l’équipe, ainsi qu’en rédigeant les procès-verbaux des rencontres de l’équipe de l’exploitation.
  • Fournir un appui à la cheffe de l’exploitation concernant les projets stratégiques, en formulant des commentaires sur leur contenu et leur format, en préparant des documents, en recueillant et en analysant des renseignements, en suivant les progrès réalisés, en surveillant les échéances et en assurant le suivi des éléments en cours, le cas échéant.
  • Traiter les questions et les demandes liées à la gestion des espaces de bureau et des installations. Superviser l’achat et l’entretien des fournitures de bureau et de cuisine pour le CIFAR, en négociant avec les fournisseurs pour garantir le meilleur rapport qualité-prix.
  • Encadrer la réceptionniste et la remplacer pendant son absence.
  • Gérer les besoins en espace du CIFAR et veiller à la planification stratégique à cet égard.
  • Diriger le processus d’approvisionnement, ce qui comprend les demandes de propositions ou de devis, ainsi que l’évaluation et la sélection ultérieures des fournisseurs; être la principale personne-ressource en matière de demandes de propositions et de liaison avec les fournisseurs potentiels de solutions à la communauté de recherche.
  • Aider la cheffe de l’exploitation à créer un environnement d’équipe très productif, notamment en planifiant des activités de consolidation d’équipe et en lui signalant les enjeux importants.
  • Fournir un appui à la cheffe de l’exploitation concernant les projets stratégiques, en formulant des commentaires sur leur contenu et leur format, en préparant des documents, en recueillant et en analysant des renseignements, en suivant les progrès réalisés, en surveillant les échéances et en assurant le suivi des éléments en cours, le cas échéant.
  • Se tenir au courant des sujets pertinents et d’actualité et conseiller la cheffe de l’exploitation le cas échéant.

Qualités :

Formation et expérience requises :

  • Diplôme universitaire
  • Expérience pertinente de deux à trois ans
  • Titre de PMP, un atout

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :

  • Excellentes compétences analytiques permettant d’extraire des renseignements de manière efficace et significative
  • Exercice d’un jugement sûr pour gérer des situations difficiles ou conflictuelles avec tact et diplomatie
  • Discrétion et protection de la confidentialité des renseignements en toutes circonstances
  • Capacité avérée à travailler simultanément sur plusieurs projets et activités
  • Solides compétences en matière de planification, d’organisation et de coordination; souci aigu du détail
  • Curiosité intellectuelle et désir d’apprendre; capacité avérée à acquérir rapidement de nouvelles compétences
  • Responsabilité personnelle, assortie d’un fort engagement à atteindre systématiquement les objectifs, à communiquer clairement et à mesurer les objectifs par rapport à des indicateurs clés de performance
  • Excellente habileté à communiquer, à l’oral et à l’écrit

Postulez :

Les candidats qualifiés sont invités à postuler par le biais de notre page de carrières avant le 12 de juin. Nous apprécions l’intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par email.

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Nos dirigeants, notre personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de chercheurs le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS - CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux candidats présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse careers@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.