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Research Program Coordinator / Coordonnateur Ou Coordonnatrice Du Programme De Recherche

Canadian Institute for Advanced Research

Canadian Institute for Advanced Research

Toronto, ON, Canada
Posted on Thursday, June 27, 2024


La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRS Discovery building.

About CIFAR:

CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government and society.

For more information please visit our website.

Purpose of the Position:
The Research Program Coordinator will play an important role in supporting the Research Department Leadership Team on all matters related to the smooth and successful functioning of the Research department and its research programming. This position requires a high level of discretion and confidentiality; a proactive approach to all aspects of the work; and the ability to manage multiple priorities with rapidly changing levels of urgency.


Program Coordination:

  • Assist in organizing and coordinating program related activities, ensuring efficient planning and execution. This includes preparing meeting agendas, sending out meeting invitations and tracking responses, distributing materials to program members, keeping program portal pages and Google Drives up to date, and taking meeting minutes.
  • Manage the (pre)appointment process for new program members and advisors, ensuring compliance with internal policies and procedures.
  • Support the on- and off-boarding of new program members.
  • Prepare and distribute financial letters prior to the disbursement of funds by CIFAR’s Finance team and serve as the key point of contact for institutional research administrators.

Administrative Support:

  • Provide administrative support to the Head of Research Operations and (Senior) Directors of Research, including managing calendars, coordinating meetings, updating mailing lists, and preparing materials.
  • Support internal processes and the development and maintenance of internal systems, including CRM, catalyst grant management program, and program member financial letter management.
  • Handle program meeting expense processing for the Research Leadership team.
  • Collate and organize materials and data for various reports.
  • Ensure proper knowledge and information management within the department through platforms such as Salesforce, Google Drive, and other relevant tools.


Education/Experience required:

  • College diploma, or equivalent combination of education and experience
  • 3 years of relevant work experience in project coordination in administering research programs

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

  • Advanced computer skills in in Google suite (GMail, Calendar, Slides, Sheets and Drive), online survey tools such as SurveyMonkey Apply, and database software including Salesforce, considered an asset
  • Strong analytical skills to extract and present information in effective and meaningful ways
  • Strong organizational skills and proven attention-to-detail with a demonstrated commitment to accuracy
  • Results-oriented with strong time-management and problem-solving skills with the ability to make effective decisions and set priorities to meet tight deadlines in a fast-paced, dynamic environment
  • Ability to maintain confidentiality for sensitive and/or confidential matters
  • Must be a team player with the ability to develop and maintain effective working relationships
  • Must show evidence of a commitment to equity, diversity, inclusion, and the promotion of a respectful and collegial learning and working environment


Qualified applicants are invited to apply by July 17th, 2024. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email hrteam@cifar.ca and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.


English version above

Il s’agit d’un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRS Discovery.

À propos du CIFAR :

Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

Raison d’être de ce poste :

Le coordonnateur ou la coordonnatrice jouera un rôle important de soutien à l’équipe de direction du service de recherche concernant tout ce qui a trait au fonctionnement harmonieux du service et de son programme de recherche. Ce poste requiert un degré élevé de discrétion et de confidentialité, une approche proactive généralisée et la capacité de gérer de nombreuses priorités avec des niveaux d’urgence qui évoluent rapidement.

Responsabilités :

Coordination de programmes :

  • Contribuer à l’organisation et à la coordination des activités liées aux programmes, en veillant à l’efficacité de la planification et de l’exécution. Il s’agit notamment de préparer l’ordre du jour des rencontres, d’envoyer les invitations aux rencontres et de faire le suivi des réponses, de distribuer les documents aux membres du programme, de tenir à jour les pages du portail du programme et les répertoires Google, ainsi que de rédiger les procès-verbaux des rencontres.
  • Gérer le processus de (pré)nomination des nouveaux membres et spécialistes-conseils du programme, en veillant au respect des politiques et des procédures internes.
  • Participer aux processus d’accueil et de départ des nouveaux membres du programme.
  • Préparer et distribuer des lettres financières avant le décaissement des fonds par l’équipe financière du CIFAR et servir de point de contact clé pour les administrateurs et administratrices de la recherche institutionnelle.

Soutien administratif :

  • Fournir un soutien administratif à la cheffe, Activités de recherche et aux directions (principales) de la recherche, notamment en gérant les calendriers, en coordonnant les rencontres, en mettant à jour les listes d’envoi et en préparant des documents.
  • Soutenir les processus internes ainsi que le développement et la maintenance des systèmes internes, y compris le système de GRC, le programme de gestion des subventions Catalyseur et la gestion des lettres financières des membres du programme.
  • Traiter les frais liés aux rencontres du programme pour l’équipe de direction de la recherche.
  • Rassembler et organiser les documents et les données en vue de la préparation de divers rapports.
  • Assurer une saine gestion des connaissances et des renseignements au sein du service au moyen de plateformes comme Salesforce, Google Drive et d’autres outils pertinents.

Qualités :

Formation et expérience requises :

  • Diplôme collégial ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
  • Expérience pertinente de trois ans en coordination de projets et en administration de programmes de recherche.

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :

  • Compétences informatiques avancées concernant la suite Google (Gmail, Calendrier, Slides, Sheets et Drive), les outils de sondage en ligne comme SurveyMonkey Apply et les logiciels de base de données, notamment Salesforce, un atout.
  • Excellentes compétences analytiques permettant d’extraire et de présenter des renseignements de manière efficace et significative.
  • Grandes compétences organisationnelles et souci du détail avéré, ainsi qu’un engagement manifeste en faveur de la précision.
  • Orientation vers les résultats, fortes compétences en matière de gestion du temps et de résolution des problèmes, ainsi que capacité à prendre des décisions judicieuses et à fixer des priorités afin de respecter des délais serrés dans un milieu dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide.
  • Capacité à préserver la confidentialité pour les questions sensibles ou confidentielles.
  • Esprit d’équipe et capacité à établir et à entretenir des relations de travail efficaces.
  • Engagement en faveur de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de la promotion d’un environnement d’apprentissage et de travail respectueux et collégial.


Les candidats qualifiés sont invités à postuler par le biais de notre page de carrières avant le 17 juliet, 2024. Nous apprécions l’intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par email.

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Nos dirigeants, notre personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de chercheurs le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS - CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux candidats présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse hrteam@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.