Meetings & Events Coordinator

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRS Discovery building.
Travel for research program meetings required (approximately 25-35%).

About CIFAR:

CIFAR is a Canadian-based global research organization that convenes extraordinary minds to address the most important questions facing science and humanity. Through knowledge mobilization, we are catalysts for change in industry, government and society.

For more information please visit our website.

Purpose of the Position:

The Meetings & Events Coordinator coordinates, manages, and executes planning of in-person, virtual and hybrid meetings and events. The coordinator works closely with all departments to plan a variety of meetings including program meetings, societal impact engagements, fundraising and public events.

Responsibilities:

• Coordinate 20+ program-related meetings and events, including Institute-wide activities in line with CIFAR’s strategic plan. Meetings and events take place in-person, virtually, and hybrid
• Assist in executing public webinars on Zoom
• Collaborate with internal and external partners to identify requirements
• Develop registration sites and micro-sites using online registration platform
• Draft and distribute communications to meeting participants
• Project planning and coordination including RFP development, venue sourcing, contract negotiations, room block management, event specifications, AV requirements, catering requirements, signage, review Banquet Event Orders, reconcile final invoices, etc.
• Provide on-site support for meetings, some of which will require travel
• Monitor the general events team email and respond to inquiries
• Update CIFAR website with upcoming meetings & events
• Work with external corporations, partners and vendors, researchers, and staff to obtain the optimum pricing for hotel rooms, meeting space, meals, etc.
• Ensuring all post event metrics are captured into customer relationship management applications for government reporting
• Maintain fiscal responsibility and work within budget guidelines.

Qualifications:

• College diploma in a relevant field of study (Event Planning, Business Administration, or related discipline); or an equivalent combination of education and experience
• 3-5 years meeting planning experience preferred
• Certified Meeting Professional (CMP) certification, or working toward CMP certification, is preferred, Digital Event Strategist (DES) certification is an asset
• Experience working in a research-related field is an asset
• Strong preference will be given to qualified candidates that are bilingual in English and French (oral, written & comprehension)
• Experience with project planning, contract negotiation, and the ability to manage both internal and external stakeholder relationships

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

• A proven track record of successful meeting and event coordination, ensuring all logistical aspects of meetings are planned, organized, and executed with a high degree of professionalism
• Proficiency using Zoom Meeting and Webinar platform
• Experience with registration software an asset
• Strong verbal and written communication skills
• Must show evidence of a commitment to equity, diversity, inclusion, and the promotion of a respectful and collegial learning and working environment

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by August 6, 2024. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email hrteam@cifar.ca and include the term 'Accessibility' in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

Coordination, Réunions et Événements English version above

Il s’agit d’un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRS Discovery. Déplacements requis pour les réunions du programme de recherche (environ 25 à 35 %).

À propos du CIFAR :

Le CIFAR est une organisation de recherche mondiale basée au Canada qui rassemble de brillants cerveaux pour trouver réponse aux plus grandes questions auxquelles font face la science et l’humanité. Grâce à la mobilisation du savoir, nous sommes des catalyseurs du changement au sein de l’industrie, du gouvernement et de la société.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

Raison d’être de ce poste :

La personne titulaire de ce poste harmonise, gère et exécute la planification des rencontres et des événements en personne, virtuels ou hybrides. Elle travaille en étroite collaboration avec toutes les équipes pour planifier une brochette de rencontres, entre autres les réunions de programme, les activités d'impact sociétal, les collectes de fonds et les événements publics.

Responsabilités :

• Coordonner les réunions et événements relatifs à plus de 20 programmes, y compris des activités intéressant l’ensemble de l’Institut en lien avec le plan stratégique du CIFAR. Les réunions et les événements ont lieu en personne, virtuellement ou de manière hybride;
• Aider à l’exécution des webinaires publics sur Zoom;
• Collaborer avec des partenaires internes et externes pour identifier les exigences.
• Mettre en place des sites d’inscription et des microsites sur une plateforme d’inscription en ligne;
• Rédiger et distribuer des communications aux personnes participant aux réunions;
• Planifier et coordonner les projets, notamment rédaction de demandes de proposition, recherche de lieux, négociations de contrat, gestion de réservation de blocs de chambres, spécifications d’événements, besoins audiovisuels, besoins en matière de restauration, affichage, examen des commandes liées au banquet, rapprochement des factures finales, etc.;
• Fournir un soutien sur place aux réunions, dont certaines nécessitent des déplacements.
• Superviser le courriel général de l’équipe des événements et répondre aux demandes d’information;
• Mettre à jour le site Web du CIFAR avec les réunions et événements à venir
• Travailler avec des sociétés externes, des partenaires et des fournisseurs, des chercheurs et des membres du personnel pour obtenir les meilleurs prix pour les chambres d’hôtel, les lieux de réunion, les repas, etc.
• S'assurer que toutes les mesures post-événement sont capturées dans les applications de gestion de la relation clients pour les rapports gouvernementaux
• Maintenir la responsabilité financière et travailler dans le respect des directives budgétaires.

Qualités :

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent (planification d’événements, administration des affaires ou discipline connexe); ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience;
• De 3 à 5 années d’expérience en planification de réunions, de préférence;
• Une reconnaissance comme professionnel certifié en planification de réunions (CMP, Certified Meeting Professional) ou l’inscription à un cours menant à ce titre est privilégiée; un certificat de stratège en planification d’événements numériques (DES, Digital Event Strategist) constitue un atout;
• De l’expérience de travail dans un milieu de recherche constitue un atout;
• La préférence sera nettement accordée aux personnes qualifiées qui sont bilingues (anglais-français; compréhension, expression orale, lecture et écriture);
• Expérience en planification de projets, en négociation de contrats et capacité à gérer les relations avec les parties prenantes internes et externes.
  
  

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :

• Preuves de coordination réussie de réunions et d’événements, dans le souci de la planification, de l’organisation et de l’exécution de toutes les facettes logistiques des réunions et avec un grand professionnalisme;
• Maîtrise de l’utilisation des plateformes Zoom Meeting et Webinar;
• Une expérience d’un logiciel d’inscription constitue un atout;
• Compétences solides de communication verbale et écrite;
• Engagement en faveur de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de la promotion d’un environnement d’apprentissage et de travail respectueux et collégial.

Postulez:

Les candidats qualifiés sont invités à postuler par le biais de notre page de carrières avant le 6 août, 2024. Nous apprécions l'intérêt que vous portez à cette opportunité, cependant, seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées par email.

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous sommes conscients que la réunion de personnes issues de multiples horizons, ayant des opinions et des perspectives diverses est essentielle pour faire progresser l’excellence de notre organisation et accroître son impact. Nos dirigeants, notre personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de chercheurs le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité sexuelles, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les Autochtones, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes 2SLGBTQ+, les membres de communautés d’identité sexuelle marginalisée et les personnes handicapées. Les candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS - CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux candidats présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande d’accommodement raisonnable, veuillez écrire à l’adresse hrteam@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416-971-4251. Veuillez fournir votre nom, votre mode de communication préféré et une description détaillée de l’accommodement dont vous avez besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus éventuel pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique, de l’Ontario et du Québec, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.