Executive Assistant to the Executive Director Pan Canadian AI Strategy & Project Coordinator

La version française suit.

This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week, ensuring a balance of in-person collaboration and flexibility.

About CIFAR:

The Canadian Institute for Advanced Research (CIFAR) is a globally influential research organization proudly based in Canada. We mobilize the world’s most brilliant people across disciplines and at all career stages to advance transformative knowledge and solve humanity’s biggest problems, together.

For more information please visit our website.

Purpose of the Position:

The Executive Assistant to the Executive Director, Pan-Canadian AI Strategy and Project Coordinator provides high-level administrative support, project management, and reporting coordination to ensure the efficient and effective operation of the AI Team. This role involves working closely with the Executive Director and the AI team to manage AI projects, support ongoing initiatives, and enhance communication within the team and across CIFAR. Additionally, the position includes key administrative responsibilities such as coordinating progress reports for funders and AI Institutes and maintaining CIFAR’s CRM system, Salesforce. The ability to handle multiple priorities with changing levels of urgency is essential for success in this role.

Responsibilities:

• Manage the Executive Director’s calendar and coordinate meetings with various stakeholders; prioritizing conflicting needs and handling matters proactively to ensure deadlines are met.
• Prepare meeting materials, including briefing notes, information packages, and presentations.
• Arrange travel, accommodation, visa applications, and other logistics for the Executive Director, as well as process expense claims and receipts for Finance.
• Work with the Government Relations team to ensure all reporting obligations to external funders are met accurately and in a timely manner.
• Track deadlines and requirements for regular reports, gather and analyze data, and draft reports for review by the Executive Director and other leaders.
• Ensure all reports from AI Institutes are received on time, complete, accurate, and in compliance with funding agreements.
• Provide administrative support to the PCAIS team, including coordinating meetings, updating mailing lists, and preparing materials where required.
• Support AI team projects by tracking progress and ensuring completion of action items from meetings.
• Maintain up-to-date and complete information within the department through platforms such as Salesforce, Google Drive, and other relevant tools to support the department’s operations.
• Coordinate departmental invitation lists for CIFAR events and ensure guest information is accurate in the CRM database.

Qualifications:

Education/Experience required:

• College diploma or an acceptable combination of education and experience, preferably in business administration, marketing, or communications.
• 3-5 years of relevant work experience.
• Experience working in an office setting with compliance and accountability requirements for government funding.

Core Professional/Technical Knowledge & Skills required for the position:

• Advanced computer skills in word, excel, online survey tools, and database software including Salesforce
• Strong skills in Google suite (GMail, Calendar, Slides, Sheets and Drive)
• Strong analytical skills to extract and present information in effective and meaningful ways
• Excellent organization and time management skills.
• Demonstrate professional behaviour and integrity to develop and maintain credibility and trust
• Application of strong judgement in handling difficult / competing situations with tact and diplomacy
• Demonstrate initiative and ability to perform independently under general guidance and direction
• Project management training and experience
• Experience in a research or academic setting is an asset
• Excellent business writing skills
• Experience with CRM databases including Salesforce considered an asset

Apply:

Qualified applicants are invited to apply by March 6, 2025. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.

CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.

ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email hrteam@cifar.ca and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.

CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.

CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, British Columbia, Ontario, and Quebec as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.

Adjointe ou adjoint à la direction générale, Stratégie pancanadienne en matière d’IA et responsable de la coordination des projets

English version above

Le personnel doit être présent au bureau trois jours par semaine, garantissant un équilibre entre collaboration en personne et flexibilité.

À propos du CIFAR:

L’Institut canadien de recherches avancées (CIFAR) est un organisme de recherche d’influence mondiale fièrement établi au Canada. Nous mobilisons les personnes les plus brillantes du monde, dans toutes les disciplines et à tous les stades de leur carrière, pour faire progresser les connaissances transformatrices et résoudre, ensemble, les plus grands problèmes de l’humanité.

Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.

Raison d’être de ce poste:

La ou le titulaire du poste prodigue des services généraux de soutien administratif, en plus d’assurer la gestion des projets et de coordonner la préparation des rapports afin de veiller au bon fonctionnement de l’équipe d’intelligence artificielle (IA). Ce poste implique de travailler en étroite collaboration avec la directrice générale et l’équipe d’IA afin de gérer les projets connexes, de soutenir les initiatives en cours et d’améliorer la qualité des communications au sein de l’équipe et avec les autres membres du CIFAR. Ce poste prévoit également d’importantes responsabilités administratives telles que la coordination des rapports d’étape destinés aux organismes de financement et aux instituts d’IA ainsi que la tenue à jour de Salesforce, le système de gestion de la relation client utilisé par le CIFAR. La capacité à gérer plusieurs priorités assorties d’échéances variées est essentielle pour réussir dans ce rôle.

Responsabilités:

• Gérer le calendrier de la directrice générale et coordonner les réunions avec les différentes parties prenantes, en établissant un ordre de priorité en cas de conflits d’horaire et en agissant en amont pour garantir le respect des échéanciers;
• Préparer les documents de réunion, notamment les notes de synthèse, les dossiers d’information et les présentations;
• Organiser les déplacements, l’hébergement, les demandes de visa et les autres aspects logistiques pour la directrice générale, et traiter les notes de frais et les pièces justificatives destinées au Service des finances;
• Collaborer avec l’équipe Relations gouvernementales pour veiller à ce que toutes nos obligations de déclaration auprès des organismes de financement externes soient respectées adéquatement et à temps;
• Suivre les échéances et les exigences de déclaration périodique, réunir et analyser les données, et rédiger des ébauches de rapports à soumettre à l’examen de la directrice générale et d’autres responsables;
• Veiller à ce que tous les rapports des instituts d’IA soient reçus à temps et qu’ils soient complets, exacts et conformes aux exigences des accords de financement;
• Apporter un soutien administratif à l’équipe de la Stratégie pancanadienne en matière d’IA, notamment en coordonnant les réunions, en mettant à jour les listes de diffusion et en préparant les documents requis, s’il y a lieu;
• Soutenir les projets de l’équipe IA en suivant l’avancement des travaux et en veillant au règlement des questions soulevées lors des réunions;
• Tenir à jour des données internes exactes et complètes au moyen de plateformes telles que Salesforce, Google Drive et autres outils propres à faciliter les activités internes;
• Coordonner les listes d’invitation aux événements du CIFAR pour le service et veiller à ce que les coordonnées des personnes participantes soient exactes et à jour dans la base de données du système de gestion de la relation client.

Qualités:

Formation et expérience requises :

• Diplôme d’études collégiales ou combinaison acceptable d’études et d’expérience, de préférence dans le domaine de la gestion des affaires, du marketing ou des communications
• De trois à cinq années d’expérience professionnelle pertinente
• Expérience de travail dans un bureau soumis à des exigences de conformité et de reddition de comptes en lien avec des fonds publics

Connaissances et compétences professionnelles ou techniques de base :

• Maîtrise de Word, d’Excel, d’outils de sondage en ligne et de logiciels de base de données tels que Salesforce.
• Excellente connaissance de la suite Google (Gmail, Calendar, Slides, Sheets et Drive)
• Solides compétences analytiques permettant d’extraire et de présenter des données de manière efficace et pertinente
• Très bon sens de l’organisation et excellente capacité à gérer son temps
• Conduite professionnelle et intégrité dignes de confiance et de crédibilité
• Bon jugement permettant de gérer des situations complexes ou des activités concurrentes avec tact et diplomatie
• Sens de l’initiative et capacité à travailler de façon autonome à partir de consignes générales
• Formation et expérience en gestion de projets
• Expérience dans le domaine de la recherche ou dans un milieu universitaire (un atout)
• Excellente maîtrise de la correspondance d’affaires
• Expérience d’utilisation de logiciels de gestion de la relation client tels que Salesforce (un atout)

Postulez:

Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature d’ici le 6 mars, 2025. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous reconnaissons qu’il est essentiel de réunir des personnes d’origines, de perspectives et d’expériences diverses si nous voulons faire progresser l’excellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité de genre, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les membres des Premières Nations, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes LGBTQ2S+, les membres de communautés d’identité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.

ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS – Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande de mesure raisonnable d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse hrteam@cifar.ca et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416 971-4251. Veuillez fournir votre nom, le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible d’être utilisé pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.

Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.

Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, du Québec, de l’Alberta, de la Colombie-Britannique et de l’Ontario, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.